Từ lâu, Microsoft đã cung cấp cho người dùng tính năng đặt mật khẩu và mã hóa tài liệu trong bộ phần mềm Microsoft Office (Word, Excel và PowerPoint). Tính năng này thực sự hiệu quả trong việc bảo vệ những tài liệu quan trọng. Tuy cách đặt mật khẩu trong bộ ứng dụng này khá đơn giản nhưng vẫn còn nhiều người vẫn còn chưa sử dụng hoặc chưa biết đến tính năng tuyệt với này.

[CENTER][/CENTER]

1. Đối với các tài liệu Office 2003:

Việc tạo mật khẩu và mã hóa dữ liệu được thực hiện tương tự nhau cho cả Word, Excel và PowerPoint. Các bước thực hiện như sau:
- Đầu tiên, bạn mở tài liệu cần bảo mật và chọn menu Tools chọn mục Options.
- Hộp thoại Options xuất hiện, bạn chọn tab Security.

[CENTER][/CENTER]

- Tại mục File encryption options for this document, bạn nhập vào mật khẩu để mở tài liệu ở mục Password to open.

- Tại mục File sharing options for this document, khi bạn nhập mật khẩu vào mục Password to modify, thì có nghĩa là bạn cho phép người khác xem tài liệu của bạn ở chế độ chỉ đọc (Read Only) và khi muốn chỉnh sửa nội dung file đó thì người dùng mới phải nhập mật khẩu.

- Sau khi bấm nút OK, màn hình xuất hiện hộp thoại Confirm Password. Tại đây, bạn nhập lại mật khẩu đã tạo ở phần Password to open (hoặc Password to modify) và bấn nút OK để chương trình lưu lại các cài đặt

2. Đối với các tài liệu Office 2007

Khác với phiên bản Office 2003, Office 2007 chỉ cho phép bạn đặt mật khẩu khi thực hiện sao lưu tài liệu với một tên khác. Các bước thực hiện như sau:
- Đầu tiên, bạn nhấn vào biểu tượng Microsoft Office rồi chọn Save As (hoặc dùng phím tắt F12).
- Bạn nhập tên tài liệu cần lưu lại ở mục File name. Tiếp đó, bạn tìm Tools và chọn General Options (Phím tắt là ALT + L và bấm tiếp phím G).
- Lúc này sẽ có một hộp thoại được mở ra, hộp thoại này giống như trên Office 2003. Bạn nhập mật khẩu để mở tài liệu tại mục Password to open và nhập mật khẩu vào Password to modify để cho người khác xem nội dung và để chỉnh sửa dữ liệu phải nhập lại mật khẩu. Bấm nút Ok để lưu lại các thiết lập.

[CENTER][/CENTER]

- Sau khi bấm Ok, sẽ có một hộp thoại khác xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận lại mật khẩu. Bạn nhập lại mật khẩu ở mục Confirm Password và bấm nút OK để chương trình lưu lại các cài đặt.

3. Đối với tài liệu Office 2010

[CENTER][/CENTER]

Từ giao diện ribbon, bạn truy cập vào menu File chọn Info chọn tiếp Protect Document. Trong menu xổ xuống, bạn chọn chức năng Encrypt with Password và nhập vào mật khẩu mã hóa văn bản của mình vào, bấm nút OK để hoàn tất. Một cửa sổ khác xuất hiện, bạn nhập lại mật khẩu một lần nữa để xác nhận. Và bấm nút OK để áp dụng.